Tutaj znajdują się formularze dokumentów koniecznych podczas realizacji projektu, dokumentacja poniesionych wydatków i wypłaty przyznanych środków dofinansowania oraz formularze sprawozdań. Prawidłowe wypełnienie Zestawienia dowodów księgowych ułatwią Wskazówki wypełnienia Zestawienia dowodów księgowych.
Roczny harmonogram płatności (VD-Nr. 60992)
Nie później niż w ciągu 14 dni od daty podpisania Umowy o dofinansowanie Partner Wiodący przekazuje do WST Roczny harmonogram płatności.
Kontrola z art. 16
Ważna wskazówka do dopasowania zastawień i raportów
Partner Wiodący powinien uzgodnić z partnerem projektu wiążące i jednakowe okresy rozliczenia. Poszczególne okresy rozliczenia muszą zgadzać się ze sobą na poziomie partnerów oraz na poziomie projektu.
Zestawienie dowodów księgowych wydatków poniesionych w ramach projektu dla saksońskich partnerów współpracy (VD-Nr. 60988, Excel).
Zestawienie dowodów księgowych wydatków poniesionych w ramach projektu dla polskich partnerów współpracy (Excel).
Zestawienie dowodów księgowych sporządzane jest przez wszystkich partnerów współpracy dla wydatków poniesionych przez każdego z nich w projekcie. Zestawienie należy prowadzić na bieżąco, musi być też odpowiednio ponumerowane. Do kontroli z art. 16 należy przedłożyć wersję papierową Zestawienia, podpisaną przez upoważnione osoby.
Niemieccy partnerzy współpracy dostarczają Zestawienie dowodów księgowych na adres beleglisten@sn-pl.eu oraz do działu kontroli z art. 16 w SAB. Szczegółowe informacje dostępne są we wskazówkach dla niemieckich partnerów współpracy.
Polscy partnerzy współpracy przesyłają Zestawienie dowodów księgowych do odpowiedniego Urzędu Wojewódzkiego. Aktualna wersja "Wskazówek dla polskich partnerów współpracy" zostanie zamieszczona wkrótce.
Dla przeliczenia wydatków w Euro przyjmuje się miesięczny kurs Europejskiego Banku Centralnego z dnia sporządzenia Zestawienia.
We "Wskazówkach wypełnienia Zestawienia dowodów księgowych" znajdują się wytyczne dot. sporządzenia Zestawienia.
Wskazówki wypełnienia Zestawienia dowodów księgowych dla saksońskich partnerów współpracy
Prezentacja: Kontrola z art. 16
Wskazówki wypełnienia Zestawienia dowodów księgowych dla polskich partnerów współpracy
Prezentacja: Kontrola z art. 16 w Polsce
Sprawozdanie z postępu w realizacji projektu jako sprawozdanie okresowe bądź sprawozdanie końcowe (VD-Nr.60991)
Sprawozdanie z postępu w realizacji projektu jako sprawozdanie okresowe bądź sprawozdanie końcowe partnera współpracy w jego języku ojczystym jest podstawą do kontroli z art. 16.
Dwujęzyczne wspólne Sprawozdanie z postępu w realizacji projektu składane przez Partnera wiodącego do SAB jest podstawą do wypłaty środków dofinansowania. Sprawozdanie to należy również przedłożyć, jeśli w danym roku kalendarzowym nie były ponoszone żadne wydatki w projekcie.
Wypłata środków
Wniosek o płatność (VD-Nr. 60990)
Wniosek o płatność sporządza Partner Wiodący, zawiera w nim potwierdzone przez właściwych kontrolerów z art. 16 wydatki wszystkich partnerów uczestniczących w projekcie.
Partner Wiodący przekazuje wypłacone środki partnerom projektu.
Łączne zestawienie dowodów księgowych (VD-Nr. 60989)
Łączne zestawienie dowodów księgowych wszystkich wydatków poniesionych przez partnerów współpracy należy przedłożyć wyłącznie na zakończenie projektu przedkładając Sprawozdanie końcowe z realizacji projektu bądź na wezwanie.
Łączne zestawienie dowodów księgowych sporządza Partner wiodący, ujmuje w nim potwierdzone przez kontrolerów z art. 16 wydatki wszystkich partnerów współpracy. Kwoty te znajdują się w protokole kontroli z art. 16. Zestawienie należy prowadzić na bieżąco i przedłożyć SAB w formie elektronicznej na adres beleglisten@sn-pl.eu oraz papierowej podpisanej przez upoważnione osoby.
Prezentacja: Procedura wypłaty dofinansowania
Zgłoszenie zmian w projekcie
Zmiany w projekcie podczas realizacji projektu zgłaszane są pisemnie do WST przez partnera wiodącego po konsultacji ze wszystkimi partnerami współpracy uczestniczącymi w projekcie. Partnerzy projektu mają obowiązek zgłaszania wszelkich zmian w projekcie partnerowi wiodącemu. Partner wiodący przygotowuje wniosek o zmianę, który składa do WST.
Przy zgłaszaniu zmian w projekcie należy korzystać z poniższego formularza.
W przypadku zmian nieistotnych tzn. zmian o charakterze technicznym (np. zmiana danych teleadresowych, zmiana numeru konta, zmiana harmonogramu płatności) WST decyduje samodzielnie o ich zatwierdzeniu.
W przypadku pozostałych zmian w projekcie możliwość wprowadzenia zmiany weryfikowana jest przez WST przy udziale jednostek oceniających odpowiedzialnych za ocenę formalno-prawną i merytoryczną i/lub przy udziale Komitetu Monitorującego (w przypadkach konieczności zatwierdzenia zmiany przez Komitet Monitorujący określonych w rozdziale 7.16 Wspólnego Uszczegółowienia Programu).
WST informuje pisemnie partnera wiodącego o przyjęciu do wiadomości zmiany lub sporządza aneks do umowy o dofinansowanie projektu. Zatwierdzenie zmian w projekcie, za wyjątkiem zmian o charakterze technicznym, związane jest z koniecznością zmiany umowy o dofinansowanie.